תוכן עניינים:
הגדרה - מה המשמעות של מערכת ניהול רשומות (RMS)?
מערכת ניהול רשומות (RMS) היא ניהול רשומות לארגון לאורך מחזור חיי הרשומות.
הפעילויות בניהול זה כוללות שליטה שיטתית ויעילה ביצירה, אחזקה והרס של הרשומות יחד עם העסקאות העסקיות הכרוכות בהן. נחשב למרכיב מרכזי ביעילות תפעולית, ניהול הרשומות מוסיף ערך רב יותר לנכסי המידע של הארגון.
Techopedia מסביר מערכת ניהול רשומות (RMS)
כחלק מפעילות רחבה יותר של החברה, ניהול רשומות קשור למדיניות ממשל, סיכון ותאימות.
הפעילויות הכרוכות בניהול רשומות הן:
- זיהוי המידע שצריך ללכוד.
- תכנון מידע לארגון.
- אכיפת מדיניות ושיטות עבודה בנוגע ליצירה, תחזוקה, סילוק רשומות
- יצירת תוכנית אחסון רשומות.
- סיווג, זיהוי ואחסון הרשומות.
- תיאום מתן גישה פנימית וחיצונית לרשומות תוך שמירה על פרטיות הנתונים וסודיות עסקית ונתונים.
היתרונות שהובאו על ידי ניהול הרשומות הם:
- ביטול נתונים מיותרים.
- עלייה בפריון ואחריות בארגון.
- הפחתה במחקר למידע הנכון. משאבים נשמרים ממחקר רב זמן לצורך אחזור נתונים.
- אחסון רשומות חסכוני בגלל היעדר רשומות מיותרות. עלויות התפעול מופחתות.
- יצירת הרשומות נשלטת על ידי תקנים ותקנות הקיימים בארגון. לפיכך, הוא מבטיח ציות לתקנות.
- ניהול רשומות מסייע בבקרה על יצירת וצמיחת רשומות.
- ניהול הרשומות מביא יכולת לאמץ טכנולוגיות חדשות לניהול רשומות.
- סיכוני ליטיגציה ממוזערים באמצעות ניהול רשומות.
- מידע חיוני יכול להיות מוגן היטב ומאובטח באמצעות ניהול רשומות.
- על ידי מתן גישה נוחה וטובה יותר לרשומות רלוונטיות, זה מסייע בשיפור הממשל וקבלת ההחלטות של התאגיד.
