מהי מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית (edms)? - הגדרה מטכנולוגיה

הגדרה - מה המשמעות של מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית (EDMS)?

מערכת לניהול מסמכים אלקטרונית (EDMS) היא מערכת תוכנה לארגון ואחסון של מסמכים מסוגים שונים. סוג זה של מערכת הוא סוג מסוים יותר של מערכת ניהול מסמכים, סוג כללי יותר של מערכת אחסון המסייעת למשתמשים לארגן ולאחסן מסמכים מנייר או דיגיטלי. EDMS מתייחס באופן ספציפי יותר למערכת תוכנה המטפלת במסמכים דיגיטליים ולא למסמכי נייר, אם כי במקרים מסוימים, מערכות אלה עשויות להתמודד גם עם גרסאות סרוק דיגיטליות של מסמכי נייר מקוריים.

ניהול מסמכים אלקטרוני מספק דרך לאחסון מרכזי של נפח גדול של מסמכים דיגיטליים. רבות ממערכות אלה כוללות גם תכונות לאחזור יעיל של מסמכים.

Techopedia מסביר מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית (EDMS)

חלק מהמומחים מציינים כי למערכת ניהול המסמכים האלקטרונית יש הרבה מן המשותף למערכת ניהול תוכן (CMS). עם זאת, ההבדל העיקרי הוא שמרבית מערכות ה- CMS כוללות טיפול במגוון של תכני רשת מאתר מרכזי, בעוד שמערכת ניהול מסמכים לרוב משמשת בעיקר לארכיון.

על מנת לספק סיווג טוב למסמכים דיגיטליים, מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות רבות מסתמכות על תהליך מפורט לאחסון מסמכים, כולל אלמנטים מסוימים הנקראים מטא נתונים. המטא נתונים סביב מסמך יאפשרו גישה נוחה לפרטי מפתח שיעזרו לאנשים המחפשים בארכיונים למצוא את מה שהם צריכים, בין אם על פי כרונולוגיה, נושא, מילות מפתח או אסטרטגיות אסוציאטיביות אחרות. במקרים רבים, התיעוד הספציפי לפרוטוקולי אחסון מקוריים הוא חלק עיקרי במה שהופך מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית לכה גדולה כל כך לעסק או לארגון.