מהי שמירת דוא"ל? - הגדרה מטכנולוגיה

הגדרה - מה המשמעות של שמירת דוא"ל?

שמירת דוא"ל היא שמירה של רשומות מסרים מיידיים ודוא"ל בארגון בהתבסס על המדיניות של הארגון המודאג. מדיניות שמירת הדוא"ל מתבצעת בהתאם למדיניות תעשייתית, ממשלתית או עסקית. שמירת אימיילים והמדיניות הנוגעת לאלה נדרשים בארגון בגין חששות משפטיים, תקנות וניהול ידע.

Techopedia מסביר שמירת דוא"ל

שמירת דוא"ל שונה מארכיון הדוא"ל. בעוד שהארכיון מאפשר למשתמשים עסקיים לשמור דוא"ל והודעות מיידיות למשך זמן בלתי מוגדר, שמירת הדוא"ל קובעת את משך הזמן שיש לשמור את רשומת הדוא"ל או ההודעות המיידיות לפני שהיא מוחקת אוטומטית. שמירת דוא"ל ארוכה יותר מגדילה את הסיכון האבטחי לכך שישמשמש לא מורשה לקבל גישה לסודות ארגוניים או לחומר סודי. שמירת אימיילים קצרה יותר תסייע בהסרת בעיות אלו, והיא קלה ופחות יותר ליישום. עם זאת, זה יהיה בעלות על מנהלים ועובדים ארוכי טווח, שעשויים להזדקק לרשומות דואר אלקטרוני והודעות ישנות כדי לזכור או להעריך החלטות ארגוניות או מחלקות בעבר. לכן חשוב שתהיה מדיניות שמירת דוא"ל שהיא אחידה ועקבית לארגון ומספקת את מסגרת זמן השמירה הטובה ביותר. השיטה הטובה ביותר היא לקבוע את מדיניות שמירת הדוא"ל וקריטריוני המחיקה על סמך הקטגוריה של תוכן הדואר האלקטרוני יחד עם גמישות להתאמה של תביעות משפטיות בצורה מתוזמנת ומועילה.

מדיניות שמירת דוא"ל מסייעת לארגון במובנים רבים. ראשית, היא מבטיחה את קיום כל הציות לתקנות ומפחיתה את עלות אי הציות והסיכון לסנקציות. שנית, זה משפר את ביצועי ה- IT מבלי להגדיל את העלויות הכרוכות בכך. שלישית, היא מסייעת בניהול ידע על ידי מתן מידע למשתמשים להגברת החדשנות, השיפור והפרודוקטיביות של העסק.