תוכן עניינים:
הגדרה - מה המשמעות של ניהול משימות?
ניהול המשימות היא פעילות בה אדם או ראש צוות עוקב אחר משימה לאורך מחזור חייו ומקבל החלטות על סמך ההתקדמות. ניהול המשימות נעשה באמצעות כלי תוכנה המסייעים בארגון וניהול יעילות של משימות על ידי שימוש בפונקציות כמו יצירת משימות, תכנון והקצאה, מעקב ודיווח.
הדוחות שנוצרו מסייעים להנהלה לנתח את היעילות הכוללת של אדם, מחלקה או ארגון.
Techopedia מסביר את ניהול המשימות
כלים לניהול משימות משמשים למעקב אחר משימות אישיות, קבוצתיות או משותפות. הכלים עשויים להיות יישומי תוכנה חינמיים או פרימיום, ופועלים במצב עצמאי, מבוסס LAN או מבוסס אינטרנט. גודל הכלים והפונקציות שלהם תלויים בדרישות המשימה ובאם הם משמשים לעסק פרטני, קטן או בינוני או לפעילות של ניהול משימות ארגוניות. תכונות אופייניות כוללות את הדברים הבאים:
- יצירת משימות ומשימות משנה, הקצאה והקצאה מחדש, עדיפות, שיתוף משימות וכו '.
- הדור והפקת דוחות
- לוח שנה
- בקרת אבטחה וגישה
- יכולת ניידת, שילוב עם מערכות אחרות ומערכות צ'אט
- מיון
ראש הצוות אחראי על יצירת, הקצאה, סדר עדיפויות ומעקב אחר משימה בכדי להבטיח שהיא תושלם בזמן. בעת ניהול משימה שהוקצתה לקבוצה, כלים מסוימים מספקים תצוגה בזמן אמת וגישה נוחה לכל התוכן והדיונים הקשורים. תכונות ניהוליות מאפשרות למנהלי מערכת לשנות סדרי עדיפויות, להקצות מחדש משימות, להוסיף יותר זמן או אנשים לטפל במשימות ולאשר משימות בסיום.
עם נקודת ניהול משימות מרוכזת, ניתן לעקוב ולזהות צוות על סמך מה שהוא עושה, לקבוע את זמן המשימה לוקח ולקבוע את יעילות הצוות. מרבית הכלים מאפשרים למשתמשים לנהל ויזואלית משימה ולראות את ההיסטוריה של משימות שהושלמו, ממתינות, איחור וממשך. הדוחות שנוצרו על ידי הכלים עשויים להכיל פרטים כגון תאריך התחלה, תאריך יעד, תאריך איחור, תקציב משימות, משימות עיקריות, משימות המשך והקצאת זמן.
ניהול המשימות הוא אפוא תהליך חשוב המאפשר למפקחים לפקח על הזמן שעובדים מקדישים למשימה, את המשימות השוטפות והושלמות, ואת עומס העבודה והביצוע של העובד. ניתן להשתמש במידע זה כדי לאזן בין עומסי עבודה, לחזות צווארי בקבוק ולשמור מפני עיכובים ושיחות מועד.
