תוכן עניינים:
הגדרה - מה המשמעות של ניהול מסמכים?
ניהול מסמכים הוא תהליך האחסון, האיתור, העדכון והשיתוף של נתונים לצורך התקדמות זרימת העבודה והתוצאות העסקיות. שיתוף מרכזי ואחסון נתונים בשרתים ספציפיים עוזרים לארגונים לגשת למידע בצורה יעילה ואפקטיבית, יחד עם אבטחת נתונים מוגנים. תוכניות ושרתים משמשים בתהליך ניהול מסמכים. מטא נתונים חשובים הם ריכוזיים, לעומת מבוזרים או קשים לאיתור.
Techopedia מסביר ניהול מסמכים
על ידי הכנת נתונים בשרת משותף ובקבצים משותפים, ניהול מסמכים מתיר רק למשתמשים מורשים לערוך ולהוסיף נתונים לנתונים שכבר קיימים. זה גם מבטיח שההורדות מתבצעות רק על ידי מורשים. ניתן להצפין נתונים כדי להבטיח את ביטחונם עוד יותר.
שרתים המיועדים לניהול מסמכים יכולים גם להכיל יישומי זרימת עבודה מובנים כדי למקסם את ניהול המשימות ולסייע בתהליך העבודה הארגוני הכולל. מעקב אוטומטי אחר משימות אנושיות מתרחש בתהליך ניהול המסמכים. ניתן לבנות יכולות זרימת עבודה בהתאמה אישית יחד עם שימושים נפוצים בתבניות, ומבטלים את הצורך ביצירת מסמכים חוזרים ונשנים.
